Zo žiadosti o informácie musí byť zrejmé:

a) Ktorej povinnej osobe je žiadosť určená:
V žiadosti sa odporúča uviesť názov povinnej osoby, od ktorej žiadateľ žiada informácie. V prípade žiadostí posielaných elektronickou poštou na oficiálnu kontaktnú e-mailovú adresu povinnej osoby je zrejmé, že žiadosť o informácie je určená povinnej osobe, ktorej táto kontaktná e-mailová adresa patrí. Napriek tomu sa v praxi stalo, že aj v takom prípade považovali povinné osoby takú žiadosť za neúplnú a žiadali od žiadateľa doplniť, ktorej povinnej osobe je žiadosť určená. Za účelom predchádzania takýmto situáciám sa odporúča uvádzať názov povinnej osoby aj do žiadosti posielanej elektronickou poštou na kontaktnú e-mailovú adresu.
Zákonnou prekážkou vybavenia žiadosti nie je, ak žiadateľ v žiadosti povinnú osobu neoznačí úplne presne (napríklad uvedie „Parlament“ namiesto „Národná rada SR“) alebo namiesto názvu povinnej osoby uvedie názov jej orgánu (napríklad uvedie „Mestský úrad Nitra“ namiesto „Mesto Nitra“) či jej organizačnej zložky (napr. názov určitého odboru ministerstva namiesto názvu ministerstva). Zákon o slobode informácií totiž bezpodmienečne nevyžaduje, aby žiadosť obsahovala presný názov povinnej osoby – musí byť iba „zrejmé“, ktorej povinnej osobe je určená.

b) Meno a priezvisko, resp. názov alebo obchodné meno žiadateľa:
Žiadosť nemôže byť anonymná. Fyzická osoba musí v žiadosti uviesť svoje meno a priezvisko. Ak žiadosť podáva právnická osoba, okrem názvu alebo obchodného mena žiadateľa je potrebné uviesť aj meno a priezvisko fyzickej osoby, ktorá za ňu koná (podáva žiadosť). Žiadatelia sa môžu na základe plnomocenstva nechať zastúpiť aj inou fyzickou alebo právnickou osobou (napríklad advokátom), ktorá môže podať žiadosť v ich mene. V tom prípade treba k žiadosti o informácie priložiť aj plnomocenstvo na zastupovanie v konaní o sprístupnení informácií udelené žiadateľom tejto osobe. Na účely presnejšej identifikácie žiadateľa možno uviesť dátum jeho narodenia a pri právnickej osobe identifikačné číslo organizácie (IČO) alebo registračné číslo (pri právnických osobách, ktorým sa neprideľuje IČO). Zákon to však výslovne nevyžaduje.

c) Adresa pobytu alebo sídlo žiadateľa:
Žiadateľ fyzická osoba uvádza adresu svojho trvalého alebo prechodného pobytu.
Žiadateľ právnická osoba uvádza adresu svojho sídla.

d) Ktorých informácií sa žiadosť týka:
Zo žiadosti musí byť zrejmé, aké informácie žiadateľ požaduje sprístupniť. Ak je vymedzenie požadovanej informácie neurčité alebo príliš všeobecné, povinná osoba bezodkladne vyzve žiadateľa na doplnenie žiadosti podľa § 14 ods. 3 zákona o slobode informácií. Vo výzve ho povinná osoba zároveň poučí o tom, ako treba doplnenie urobiť – t. j. oznámi mu, z akých dôvodov jej nie je jasné, aké informácie žiadateľ požaduje, resp. mu oznámi, aké kritérium týkajúce sa informácie by bolo potrebné uviesť, aby mohla povinná osoba požadovanú informáciu identifikovať.

Často nie je v možnostiach žiadateľa presne uviesť označenie dokumentov, respektíve listín, o ktoré má záujem. V takom prípade sa za dostatočne určitú žiadosť považuje aj žiadosť o sprístupnenie fotokópií listín, respektíve dokumentov vytvorených „v súvislosti“ s určitou udalosťou, rokovaním či úkonom. Za určitú žiadosť možno tiež považovať žiadosť o sprístupnenie dokumentov určitého druhu vytvorených v časovom intervale stanovenom žiadateľom (napr. stavebných povolení vydaných od 1. januára do 1. marca). Za príliš všeobecnú žiadosť možno považovať napríklad žiadosť o poskytnutie „všetkých informácií o činnosti obce“, pretože nie je identifikovateľný okruh informácií, ktoré by mala povinná osoba vyhľadávať.

Ak žiadateľ žiada sprístupnenie kópie nejakej listiny (alebo nejaký dokument), nejde o neurčitú žiadosť, pretože je zrejmé, že žiadateľ žiada o sprístupnenie celého obsahu listiny (všetkých čiastkových informácií v dokumente) a navrhuje tieto informácie sprístupniť vo forme fotokópie. Nemožno od žiadateľa požadovať, aby presne určil informácie obsiahnuté v listine, ktorých sprístupnenie požaduje.

Pri vymedzovaní informácií, o ktorých sprístupnenie žiadateľ žiada, sa odporúča formulovať žiadosť čo najpresnejšie. Na nepresne formulované otázky a všeobecne vymedzené požadované informácie môže žiadateľ dostať od povinnej osoby veľmi všeobecné alebo neurčité odpovede, ktorými si však povinná osoba svoju povinnosť formálne splní.

e) Aký spôsob sprístupnenia informácií žiadateľ navrhuje:
Spôsob sprístupnenia informácie si vyberá žiadateľ. V niektorých situáciách je však vhodné, aby žiadateľ určil aj alternatívny spôsob sprístupnenia informácií pre prípad, že by prvý ním určený spôsob nebol pre povinnú osobu realizovateľný. Žiadateľ môže napríklad požiadať o sprístupnenie dokumentu elektronickou poštou a zároveň uviesť, že v prípade, ak dokument nie je k dispozícii v elektronickej forme, žiada zaslanie jeho fotokópie poštou.

Ak žiadosť o informácie nemá všetky vyššie uvedené zákonné náležitosti, povinná osoba podľa § 14 ods. 3 bezodkladne vyzve žiadateľa na doplnenie žiadosti. Vo výzve mu zároveň stanoví lehotu na doplnenie žiadosti, ktorá však nesmie byť kratšia ako 7 dní.
Ustanovenie § 14 ods. 3 stanovuje, že ak napriek výzve povinnej osoby žiadateľ žiadosť nedoplní a informáciu nemožno pre tento nedostatok sprístupniť, povinná osoba žiadosť odloží, t. j. požadovanú informáciu nesprístupní a žiadosťou sa ďalej nezaoberá. O odložení sa nevydáva rozhodnutie.

Ak možno sprístupniť napríklad iba časť požadovaných informácií z dôvodu, že zvyšná časť požadovaných informácií nebola dostatočne špecifikovaná a žiadateľ svoju žiadosť v tomto smere nedoplnil, povinná osoba sprístupní informácie v rozsahu, v ktorom boli dostatočne vyšpecifikované v žiadosti a v ostatnej časti žiadosť odloží.

Ak žiadateľ na výzvu nereagoval, resp. žiadosť dostatočným spôsobom nedoplnil, v dôsledku čoho bola jeho žiadosť odložená, ale o požadovanú informáciu má naďalej záujem, musí podať novú žiadosť o informácie.

V praxi sa môže vyskytnúť situácia, že povinná osoba považuje žiadosť za neúplnú (napríklad z dôvodu nejasnosti žiadosti), avšak podľa názoru žiadateľa sú požadované informácie špecifikované dostatočne. Ak povinná osoba z tohto dôvodu žiadosť odloží, napriek tomu že je v skutočnosti úplná, tak síce proti samotnému úkonu odloženia nie je možné podať odvolanie, ani ho preskúmať súdom, žiadateľ ale môže podať odvolanie proti tzv. fiktívnemu rozhodnutiu.

Fiktívnym rozhodnutím v zmysle § 18 ods. 3 zákona sa rozumie taký stav, kedy povinná osoba nesplní svoju povinnosť sprístupniť požadovanú informáciu alebo vydať rozhodnutie o tom, že ju nesprístupní. Inými slovami, ide o situáciu, kedy je povinná osoba nečinná a žiadosť nevybaví v zákonnej lehote. Toto fiktívne rozhodnutie je preskúmateľné aj súdom. Prostredníctvom tohto postupu môže súd preskúmať aj otázku, či povinná osoba bola nečinná v rozpore so zákonom (či žiadosť bola úplná a povinná osoba ju mala v zákonnej lehote vybaviť), alebo či pre jej nečinnosť (pre odloženie žiadosti o informácie) existovali zákonné dôvody (žiadosť bola naozaj neúplná).

Odloženie žiadosti v prípade, že nebol zákonný dôvod na odloženie a žiadosť o informácie bola úplná, treba v záujme ochrany ústavného práva žiadateľa na informácie považovať za nulitné.